ミニマリストの私が給与明細を捨てずにファイル保管し続ける理由

ミニマリストの私が給与明細を捨てずにファイル保管し続ける理由

こんにちは!エディです。

会社員の方であれば、毎月の給与支給時に給与明細を会社から貰うと思います。

紙明細かWEB明細かは会社によると思いますが、毎月発行される給与明細を皆様はどうされていますでしょうか?

実は私は、WEB明細で発行された給与明細を毎月紙で印刷してファイルに綴じることを、入社してから10年以上続けています。

つまり、私は入社してから今に至るまでの全ての給与明細を所持しているのです。

一般的に給与明細をとっておく方は、給与過誤(支払いミス)や厚生年金等の受給時の間違いなどが万が一起きた場合に証拠書類として備えている場合が多いと思います。

今回は給与明細を持っておく有効性と必要性の有無、私が今後も継続して綴じていくのか否かについてお話ししていきます。

1 給与明細を捨てないで保管すると良いとされる理由

1-1 会社に給与明細の保存期間は義務付けられていない?

実は会社には、雇用契約に基づいて雇用主(会社)から従業員に支払われる報酬額を記した給与明細を保管する義務は法律上ありません。よく間違われますが労働基準法にも記載がないのです。

しかし、給与明細に記載された項目の根拠となるデータ書類(賃金台帳や労働時間を記録した勤怠表、労働者名簿等)は労働基準法第百九条により保管義務が課せられています。

それら関連書類は5年※又は7年の保管義務があるのです。

(※現在は経過措置が適用されて3年です。賃金台帳が源泉徴収票を兼ねる会社は、源泉徴収票の保存期間7年に合わせて7年となります。)

よって、会社に義務付けられている保存は給与明細ではなく賃金台帳等の関係書類であり、その期間は最低5年(経過措置中は3年)です。

1-2 会社に給与明細の再発行義務はない

会社には、給与明細の保存義務がないのと同じように再発行をする義務もありません。よって、数年前の給与明細が知りたくても再発行してもらえない場合があります。

そのため、万が一の時に備える場合は、個人で保存しておくことが必要になります。

1-3 給与明細を保管するメリット

給与明細を捨てずに保存(保管)しておくと、以下のような時に役立つというメリットがあります。

  1. 収入証明(不動産の契約や転職時などの必要書類として)
  2. 確定申告時の源泉徴収票の代わり
  3. 税金や年金の支払い証明
  4. 離職票に書かれた金額の確認
  5. 未払い賃金の請求

1や2、4は、基本的には源泉徴収票があれば不要な場合が多いですが、細かい毎月の額を知るためには給与明細が必要です。

3は、2007年の消えた年金問題などの不祥事のように、厚生年金等を納めた記録が消えてしまう場合に有効です(今は年金定期便ができたのでリスクは減っています)。

5は、未払い賃金があった場合の証明書として機能します。なお、賃金請求権の時効は、以前の2年から5年(当面は3年)に労働基準法が改正されて延びています。

また、退職した場合などは給与明細が必要な場合も申し出にくいため、日頃から個人で保管しておくと万が一の時に役立ちます。

2 私の給与明細の保管事情

2-1 私が給与明細を保管し続ける理由

私が入社してから今に至るまでずっと毎月の給与明細をファイルに綴じてきた理由ですが、実は、前述したメリットのように万が一に備えてという目的ではありません。

理由は、「年数が経つごとにどれくらい給料が上がっていったのか後々振り返りたい。退職後に会社員生活で稼いだお金の総額を把握したい。」という夢見る新入社員時のちょっと変わった想いで始めただけです…汗。

大手企業に勤めて気持ちが一番盛り上がっている新入社員時の熱い想いですね。

正直、今ではその想いは全くなくなっていますが(苦笑)総額の把握も源泉徴収票で代替できますからね。

しかし、綴じる作業が苦ではなく、少しずつ紙が積み重なっていく様子が達成感に似た気持ちを新たに生み始めたため、止めずに続けています。

2-2 ミニマリストの私の給与明細の保管方法がファイル管理である理由

私はミニマリストなのでこういう書類は通常全てアプリやスキャンなどで電子化してしまうのですが、給与明細だけは物理的な紙の積み重なりが今までの年数を体感し易いと感じるため、紙保管しています。

私のこだわりですね。

以下参考です。このようなファイルに保存し続けてきました。

1冊のファイルにもう収まりきらないぐらいになっています。

なお、もし皆さんの中で給与明細を紙で保管しようかなと思われている方がいればお伝えしておくと、保管するためのファイルは正直なんでも良いです。

私みたいなベーシックな穴を空けて綴じるタイプのファイルを使ったり、穴を開けずに領収書や請求明細書を綴じるタイプでも良いです。

続けていくために大事なのは、自分が管理し易いツールである事です。自分に合ったものを選ばれてください。

2-3 今後も基本的に保管し続ける予定

では、今後も継続的に給与明細を綴じていくかというと、ここまでやったので基本的にはやっていこうと思います。

前述したメリットも(副次的にですが)ありますしね。

また、毎月の収入額をきちんと把握し、お金を管理する習慣作りという効果もあるかもしれません。

ただし、これが改めて自分にとって意味がないと判断した場合は、おそらくすぐに止めて今までの明細はシュレッダーにかけて破棄すると思います。

今はその段階ではありません。

3 最後に

個人にも会社にも給与明細を必ず保存しておかなければならないというルールはありません。

しかし、個人で毎月の給与明細を保管しておくことは、源泉徴収票の代わりの収入証明に使えたり、税金や年金の支払い証明、賃金未払いがあった時の証拠書類として機能するなどのメリットがあります。

もし、これから給与明細を保存するかどうか迷われている方は、そのメリットが自分の中でどれだけ大きいかどうかで判断されてください。もちろん、私のように少し違う(変わった)理由で判断されるのも良いです。

是非ご検討ください。

以上です。ご覧いただきありがとうございました!

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